Undir oki skrifstofuhugbúnaðar

Vinnuvernd (e. occupational health and safety — OSHA) og vinnuvistfræði (e. ergonomics) eiga sér rætur í 1. og 2. iðnbyltingunni. Í verksmiðju- og vélvæðingunni lærði fólk mjög fljótt að það umhverfi getur verið hættulegt fólki. Fyrirtæki voru ekkert að stökka til því þótti mikilvægt að setja lög og reglur um hvernig vinnuumhverfi er boðið upp á. Það er, hvernig við getum komið í veg fyrir slys og verndað líkamlegt öryggi starfsfólks.

Þegar 3. iðnbyltingin ruddi sér til rúms með tölvu- og internetvæðingunni þá voru viðbrögð vinnuvistfræðinnar því að reyna að leggja skýrar línur um það hvernig vinnuumhverfi þarf að stilla upp svo að við getum komið í veg fyrir líkamlegan skaða af því að nota tölvur.

Vinnuaðstaða fyrir fólk í stafrænu vinnuumhverfi — mynd úr kennslubók frá því á 10. áratugnum. Af Wikipediu.

Frá því að ofangreind mynd var birt á 10. áratugnum hefur mikið breyst í því hvernig við vinnum með tölvur. Mitt vinnuumhverfi er til að mynda nánast alveg stafrænt, það er hreyfanlegt þannig að ég get unnið hvar sem er og ég skal viðurkenna í þessum þrönga hópi að ég næ ekki að halda þessari fallegu líkamsstöðu sem sýnd er á þessari mynd.

Á sama tíma hefur líka vinnuvistfræðin líka breikkað sína nálgun. Á vef Vinnís (íslenska vinnuvistfræðifélagsins) segir:

Viðfangsefni vinnuvistfræðinnar er samspil mannsins og þess umhverfis sem hann lifir og starfar í. Umhverfi tekur til aðstöðu, búnaðar, tækja, skipulags, samskipta og fleiri þátta. Í fyrirrúmi eru þarfir, vellíðan og öryggi fólks.

Evrópska vinnuverndarstofnunin (EU-OSHA) er komin með heilan undirvef um andlega líðan starfsfólks (Mental health at work) og á vef Vinnueftirlitsins er líka talað um Sálfélagslegt vinnuumhverfi. Þar undir fellur til að mynda kulnun, sem hefur verið áberandi í umræðunni á undanförnum árum.

Kulnun getur orðið þegar starfsfólk:

• Upplifir ekki stjórn á aðstæðum

• Hefur óskýr hlutverk / væntingar

• Er ofhlaðið verkefnum

• Skortir jafnvægi milli vinnu og einkalífs

  
  

Undir andlegri líðan hjá Evrópsku Vinnuverndarstofnuninni má finna verkefnið Healthy workplaces. Þetta var áhersluverkefni árin 2023–2025 sem skoðaði áhrif stafvæðingar á vinnustaði og starfsfólk.

Áhersluefni varðandi stafvæðingu vinnustaða á vef EU-OSHA (skjáskot).

Hér má sjá að aðalumræðuefnin eru áhrif sjálfvirkni (bæði gervigreind og vélmenni), áhrif stafræn eftirlits, áhrif þess að starfsfólk er nú ekki endilega í formlegu sambandi við sína vinnustaði (svokölluð gig-vinna) og hver áhrif fjarvinnu er til langs og skamms tíma.

Mjög mikilvæg umræðuefni, það verður ekki ofsögum sagt að núna þegar við siglum í gegnum 4. iðnbyltinguna þá munu áhrifin verða síst minni á vinnustaði en fyrri iðnbyltingar.

Af því að þessu verkefni lauk í fyrra þá getum við meira að segja séð hvernig starfsfólk finnur fyrir þessum breytingum (úr EU-OSHA Pulse 2025: Digitalisation at work):

Sálfélagsleg áhrif stafvæðingar — niðurstöður könnunar meðal starfsfólks í Evrópu

En það er eitt sem mér sýnist ekki hafa verið spurt beint um í þessu verkefni og ég sakna mjög. Það er áhrif skrifstofuhugbúnaðar (enterprise software) á andlega líðan starfsfólks. Kannski má sjá áhrif þess í því að 28% starfsfólks segir að stafræn tækni auki vinnuálag, 19% segja að stafræn tækni gefi þeim færri tækifæri til að sýna þekkingu sína og færni og að 16% finnst stafræn tækni takmarka möguleika þeirra til að vinna eins og þeim hentar.

Með skrifstofuhugbúnaði þá á ég við hugbúnaðartól sem okkur eru gefin til að leysa verkefni okkar á vinnustað. Þetta er til dæmis tölvupóstur, ritvinnsla, fjárhagshugbúnaður, sjúkraskrárkerfi, skólaumsjónarkerfi, vefumsýslukerfi, verkefnastjórnunarkerfi og svo mætti lengi telja.

Það sem einkennir þennan hugbúnað er að hann er yfirleitt mjög dýr.

Hann er þétt ofinn inn í starfsemi vinnustaðarins, þ.e. það er ekki auðvelt að skipta honum út (spurðu bara hvern sem er sem hefur skipt um fjárhagshugbúnað).

Hann er afar flókinn og er byggður á gömlum grunni. Þetta þýðir að hann glímir við ýmiskonar arfleiðfðarvandamál (e. legacy problems) sem þýðir að það er erfitt að breyta honum og viðhalda. Hann nær því alls ekki að halda í við nýjustu þróun í tækni og væntingum notenda.

Að auki er líklegt að hann hafi mjög margslunginn notendagrunn og sé alls ekki miðaður að þeim notendum sem nota hann oftast. Með því á ég við að það er ekki sama fólkið sem kaupir hugbúnaðinn og sem notar hann mest. Það eru stjórnendur með fjárráð sem vilja hafa yfirsýn og gott skýrsluviðmót sem sitja með birgjum á sölufundi, það eru ekki þau sem hamra upplýsingar inn í hugbúnaðinn daglangt. Því er það framleiðendum fyrir bestu að ganga í augun á stjórnendum en þeir komast upp með að láta almenna notendur sitja á hakanum.

Í ofanálag þá er svona hugbúnaður oft keyptur og innleiddur án þess að hugsa mikið út í hvaða áhrif hann hefur á vinnulag og verkferla. Hann kemur því sem aukavinnuálag ofan á allt annað sem ætlast er til að fólk geri (spurðu bara hvaða lækni sem er út í sjúkraskrárkerfi).

Þetta heitir á góðir íslensku slæm breytingastjórnun. Verklag ætti alltaf að skoða þegar nýr hugbúnaður er tekinn upp því alltaf þarf að gera breytingar annað hvort á vinnulagi eða hugbúnaði til að þau falli að störfum fyrirtækisins. Hlutverk hljóta líka að breytast, sem dæmi þá gæti ábyrgð á skjalavörslu flust á almennan starfsmann sem áður hefur skilað skjölum til skjalastjóra.

Með aukinni stafvæðingu er líka verið að gera línur milli vinnutíma og frítíma óskýrari þegar starfsfólk getur unnið heima hjá sér og er alltaf með tölvupóstinn í vasanum.

Að auki vantar oft upp á að innleiðingu sé fylgt eftir með þjálfun og starfsfólk látið finna sjálft út úr hlutunum.

Ímyndið ykkur bara álagið sem það skapar fyrir starfsmann sem er fagmaður á sínu sviði og mætir einn daginn eftir uppfærslu og finnur ekki út úr einhverju sem honum fannst vera einfalt mál bara daginn áður. Ég skal fullyrða að svona aðstaða er algeng á vinnustöðum á Íslandi og þetta hefur áhrif á líðan starfsfólk í starfi. Þetta vekur ótta um að hafa misst af lestinni. Um að vera ekki samkeppnisfær. Ef fólki líður eins og það sé ekki að standa sig í vinnu, að það sé ekki fagmennirnir sem þau héldu að þau væru getur það jafnvel haft áhrif á sjálfsálit og þeirra eigin sjálfsmynd. Þetta er uppskrift af kulnun.

Starfsfólk:

• Upplifir ekki stjórn á aðstæðum: Starfsfólk hefur ekki val eða stjórn á hvaða hugbúnað hann notar

• Hefur óskýr hlutverk / væntingar: Starfsfólk vantar færni og þekkingu á notkun og hlutverki hugbúnaðar.

• Er ofhlaðið verkefnum: Notkun á hugbúnaðinum kemur ofan á annað sem þau eru að gera.

• Óljóst hvar verk byrja / enda: Það er ekki skýrt hvenær verkefni byrja og hvenær þeim er lokið, hvernig á að afhenda þau áfram.

• Skortur á jafnvægi milli vinnu og einkalífs: Væntingar um að það sé alltaf hægt að ná í starfsfólk

  
  

Þess vegna finnst mér liggja ljóst fyrir að hugbúnaður sé vinnuverndarmál og að skrifstofuhugbúnaður eigi að falla undir vinnuverndarlöggjöf. Þetta er ekki vandamál sem leysist með því að við bara tuðum. Rétt eins og með fyrstu vinnuverndarlöggjöfina eru framleiðendur ekki að leysa þetta að eigin frumkvæði. Hérna eiga stjórnvöld hlutverk.

Ég hef trú á því að þetta sé raunhæf lausn því við eigum gott fordæmi.

Stafrænn vinnustaður opnar dyr fyrir fjölda fólks sem hefur mögulega ekki haft aðgang að vinnumarkaði vegna fötlunar. Það er magnað að sjá hvernig tæknin getur stutt við fólk og gefið þeim aukin tækifæri og aukið sjálfstæði.

En það er alls ekki sjálfsagt að hugbúnaður sé aðgengilegur. Ef það hefði ekki verið fyrir skýra aðgengislöggjöf í Bandaríkjunum þá hefðu tæknirisarnir sem við stólum á með skrifstofuhugbúnað ekki endilega gætt þess að hann væri aðgengilegur.

Evrópa fylgir nú fast á eftir með sinni löggjöf og það þýðir að hún kemur líka til Íslands. En við erum löngu farin að njóta þess vegna þess að Bandaríski löggjafinn ruddi brautina.

Sama árangri getum við náð ef við hugsum hugbúnað út frá vinnuverndarlöggjöfinni. Við þurfum meira að segja ekki að breyta lögum því hér á Íslandi eru tilgangur og gildissvið laga um aðbúnað, hollustuhætti og öryggi á vinnustöðum (46/1980) skilgreind svo:

Tilgangur og gildissvið 1. gr Með þessum lögum er leitast við að: a. tryggja öruggt og heilsusamlegt starfsfumhverfi, sem jafnan sé í samræmi við félagslega og tæknilega þróun í þjóðfélaginu.

Ég get ekki séð að það sé Vinnueftirlitinu, sem gefur fyrirtækjum út ráðleggingar og fyrirmæli til að geta uppfyllt þetta markmið, nokkuð til fyrirstöðu að fella skrifstofuhugbúnað undir þetta.

Með því yrðu fyrirtæki að forgangsraða kröfum sínum um skrifstofuhugbúnað, ekki bara til að henta stjórnendum sem kaupa hugbúnaðinn heldur líka líta til þess að mæta þörfum starfsfólk sem vinnur við hugbúnaðinn dags daglega. Og gæta þess í innleiðingu að uppfæra ferla og verklag svo hugbúnaðurinn styðji við starfsemina, mennta starfsfólk og valdefla. Sem sagt beita alvöru breytingastjórnun.

Og þá fá framleiðendur beint í æð hvaða kröfur eru gerðar til þeirra svo þeir verði sneggri að bregðast við breytingum á markaði og í þörfum sinna viðskiptavina og verði meira notendamiðuð.